Las reuniones son una parte fundamental en las empresas de todo el mundo, en ellas se establecen objetivos y se toman decisiones esenciales para las operaciones de la compañía.
Sin embargo, a todos nos ha tocado, seguramente en más de una ocasión, la típica junta que pudo haberse resuelto en un mail, la clase de reunión que dura horas sin llegar a una conclusión y que da la impresión de haber sido una gran pérdida de tiempo que sólo nos ha dejado tareas atrasadas.
Esto plantea un fenómeno que nos hace cuestionarnos ¿por qué las reuniones generan tanto desperdicio de tiempo y cómo podemos generar reuniones más eficientes y rápidas?
La problemática se resuelve con una correcta administración de los recursos y elementos comunes que intervienen en cada reunión: tiempo, personas, objetivos y acciones para los que BIBO te comparte 5 tips estratégicos para que tus reuniones laborales sean más eficientes.
Establece un tiempo y respétalo
Asigna tiempos en 3 partes, revisión de objetivos o temas a revisar, lluvia de ideas y selección de acciones a implementar. Utiliza un tiempo definido para cada parte y preferentemente solicita a los involucrados tomar notas para resolver dudas concretas al final.
Convoca sólo a las personas necesarias
Aún cuando deseamos involucrar a otros subordinados para no repetir la información, lo más eficiente es que las personas encargadas de liderar cada área sean las que participen y decidan las acciones que tomarán para dar instrucciones definidas a sus respectivos equipos, evitando divagaciones y opiniones innecesarias en la toma de decisión.
Establece los objetivos
Al conocer previamente los temas u objetivos a tratar en la junta podrás determinar el tiempo aproximado que tomará la reunión y solicitar a las personas necesarias acorde a las acciones que requieran ser resueltas.
Aporta soluciones a cada objetivo
Una vez señalados los temas a resolver, implementa una lluvia de ideas y soluciones rápidas para que cada líder de área identifique las acciones más idóneas para comunicarlas a su equipo de trabajo. Así aportas libertad y respetas la capacidad de liderazgo de tu personal sin detenerte y a todo el departamente en definir sólo una acción.
Resuelve dudas finales.
Una vez que cada líder ha seleccionado sus estrategias previo a resolver con su equipo de trabajo, asegúrate de resolver las dudas de forma concreta así como definir plazos de entrega de dichas soluciones elegidas.
De esta manera cada reunión tendrá una dinámica eficiente que cada líder podrá replicar con sus respectivos equipos para resolver de forma comprometida y eficaz los objetivos que requieren ser logrados como resultado de tus juntas de trabajo.